Otsuse vastuvõtmine koosolekut kokku kutsumata
Vajadus teha otsuseid füüsiliselt kokku tulemata tõstatus eriolukorras. Vähegi suuremate ühistute puhul on juba varem olnud raske piisavas arvus omanikke ühes füüsilises ruumis samal ajal kokku saada. Hiljuti (24. mail 2020) jõustunud seaduse täiendused annavad võimaluse nii elektrooniliseks üldkoosolekuks kui koosolekuta otsuse vastu võtmiseks.
Seaduse kohaselt saadab juhatus selleks otsuse eelnõu kõigile omanikele, määrates ühtlasi tähtaja (vähemalt 7 päeva), mille jooksul omanik peab esitama selle kohta oma seisukoha.
Hääletuse algatamine
Hääletuse korraldajal tuleb sõnastada otsuse eelnõu ehk hääletusele minev küsimus. Mitme otsuse tegemiseks saab lisada eraldi küsimused. Teate sisus saab lisada täiendavat infot otsuse eelnõu või hääletamise protseduuri kohta, samuti lisada manuseid. Lisaks saab iga hääletuse juures määrata otsuse vastuvõtmiseks vajaliku kvoorumi ehk osalevate häälte minimaalse nõude.
Korto on loonud spetsiaalse lahenduse koosolekuta otsuse vastuvõtmiseks, kus piisab hääletusega teate postitamisest ühistu teadetetahvlile. Hääletuse teavitus saadetakse automaatselt hääleõiguslike korteriomanike e-postile. Vastavalt seadusele loetakse teade korteriomanikule kohale toimetatuks, kui omanik on avaldanud ühistule oma e-posti aadressi.
Arvutit või nutiseadet mitte kasutavale omanikule saab info trükkida paberile ja postkasti toimetada. Kortos koosolekuta otsuse tegemisel võetakse arvesse ka kirjalikult Korto väliselt esitatud hääled.
Hääletamine
Hääletada saavad Kortos korteriga seotud isikud, kellele on antud hääletamise õigus (vaikimisi korteriomanikul). Seos korteriga tekib ühistu esindaja poolt omaniku isikukoodi seostamisel korteriga. Kuna Kortosse sisenemisel peab omanik ennast autentima, siis on hääletamisel osalejad kontrollitud.
Hääletamisel on võimalik anda poolt või vastu hääl ning lisada kommentaar (eriarvamus), mis lisatakse protokolli.
Pärast hääletuse tähtaja lõppu ja enne hääletustulemuste protokolli kinnitamist või tühistamist lisab hääletuse korraldaja teistest kanalitest laekunud hääled nt meiliga, paberil vms ja laadib Kortosse algdokumendi, mis lisatakse protokollile.
Hääletustulemused
Seaduse uue redaktsiooni järgi on otsus vastu võetud, kui selle poolt on üle poole antud häältest (varasemalt oli nõutav üle poole korteriomanike häältest), kui põhikirjas pole seatud kõrgemat poolthäälte nõuet.
Hääletusprotokolli koostab Korto automaatselt ja see avaldatakse korteriomanikele pärast protokolli kinnitamist. Protokolli kantakse automaatselt otsuse poolt hääletanud korteriomanike nimed, hääletamise aeg ja viis (elektrooniline või kirjalik). Protokollile lisatakse korteriomanike seisukohtade ärakirjad kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.
Hääletustulemuste kinnitamisel saadetakse protokoll automaatselt hääletamise õigusega isikute e-postile ja on omanikele alla laaditav Kortost.
Kui otsuse alusel tehakse kandeavaldus registrile, siis allkirjastab juhatuse liige protokolli digitaalselt ja laadib selle üles Ettevõtjaportaalis.
Kõik hääletamisega seotud toimingud logitakse tegevuste ajaloos ja on hiljem kirjalikult taasesitatavad.
Kokkuvõttes laiendab elektrooniliste kanalite kasutusele võtmine ühistu otsuste tegemisel osalevate omanike ringi ja muudab protsessi paindikumaks. Uus kord leevendab võimalusi eriolukorra järgsete piirangute tingimustes, kuid on loodud kestma ka eriolukorra järgselt.
Millest alustada?
Kortos hääletuse korraldamisest pikemalt abiinfos: https://korto.ee/abi/korto-pro/suhtlus/#haaletus